I NHO sin nylige medlemsundersøkelse sier 6 av 10 bedriftsledere at de frykter redusert trivsel, motivasjon og dårligere arbeidsmiljø for sine ansatte i tiden fremover med pålagt hjemmekontor. Over halvparten frykter redusert produktivitet og effektivitet. I tillegg kommer alle bekymringer knyttet til spredningen av omikronviruset og hvordan det vil påvirke fravær og våre liv også utenfor jobben.
Kristin Dille er organisasjonspsykolog i Avonova, og jobber blant annet med leder-, team- og medarbeiderskapsutvikling, samt arbeidsmiljøkartlegging og konflikthåndtering.
Det er lett å handle basert på bekymringer uten å ta seg tid til å vurdere effekten av tiltak som iverksettes. Frykten for manglende effektivitet kan lede til kontrolltiltak som virker demotiverende for selvgående medarbeidere. Noen har også blitt opptatt av å ivareta arbeidsmiljøet gjennom å kompensere for manglende uformelle møteplasser, med en nedprioritering av den delen av arbeidsmiljøet som handler om hvordan jobben er planlagt, organisert og blir gjennomført.
Det viktigste grepet
Det viktigste grepet ledere nå kan ta er å stoppe opp og foreta en helhetlig vurdering av situasjonen i dialog med representanter for medarbeiderne. Kunnskap om hva som bidrar til motiverte medarbeidere, godt arbeidsmiljø og gode leveranser gjelder fortsatt. Organisasjoner som har klart å jobbe systematisk med arbeidsmiljøet gjennom pandemien har klart å holde engasjementet oppe. Engasjerte medarbeidere trives, bidrar mer aktivt i eget arbeidsmiljø, er mer motiverte og effekten av engasjement er økt effektivitet.
Den viktigste bidragsyteren til engasjement er opplevelsen av mening. En arbeidsoppgave eller en rolle er ikke meningsfull og motiverende i seg selv. Mening i jobben er noe vi selv aktivt skaper gjennom måten vi møter arbeidsoppgaver på. Proaktiv adferd på jobben kan gi en bedre match mellom individets egenskaper og jobben man er satt til å gjøre. Muligheten for å bruke egne styrker i jobben økes, og opplevelsen av at arbeidet er meningsfylt forsterkes.
Proaktiv adferd er mye omtalt i litteraturen under begrepet job-crafting. Job-crafting er måten vi tar aktive grep for å organisere oppgavene våre på og/eller hvordan vi tenker rundt oppgavene og de relasjonene som inngår i jobben vår slik at jobben passer oss best mulig. De som aktivt tar grep for å gjøre jobben mer tilpasset eget utgangspunkt vil oppleve mer mening i jobben – og med det blir jobben bedre utført og effektiviteten øker.
Eksempel på en større mening
Eksempler på måter å forme jobben sin på kan være å endre rekkefølge på arbeidsoppgavene, ved å starte med det mest komplekse og avslutte arbeidsdagen med rutineoppgaver når man er mer sliten. Det kan også handle om valg av hvor eller hvordan man utfører oppgavene. Man kan søke nye utfordrende oppgaver, og/eller sørge for å samarbeide med andre som kan bidra til at oppgaven blir løst på en god måte. Sist, men ikke minst, kan man endre hvordan man tenker rundt arbeidsoppgavene og rollen sin.
Vi jobbet en gang med renholdere på en skole. De hadde høyt fravær, et dårlig arbeidsmiljø og kvaliteten på renholdet var lav. Arbeidsoppgavene ble beskrevet som monotone og kjedelige, og motivasjonen handlet om å få lønn. Vi gjennomførte en workshop med mål om å få frem ulike måter å tenke rundt jobben på. Midt i workshopen sa en av renholderne plutselig; Uten jobben vi gjør vil ikke elevene trives. Dette førte til en diskusjon hvor status ved jobben ble endret fra å drive renhold til å være et viktig bidrag til elevenes læring og trivsel. Arbeidsoppgavene fikk en ny mening, renholderne opplevde seg nyttige i et større perspektiv og det ble mer motiverende å gå på jobben.
Måten man tilfører arbeidsoppgaver mening har også vært viktig for folk som har måttet være fysisk på jobben, når store deler av laget har vært på hjemmekontor. Mange små driftsoppgaver som til vanlig er blitt fordelt på hele arbeidsflokken har nå måttet gjøres av få. Mange har opplevd dette som belastende gjennom at de er blitt forstyrret i utførelsen av egne oppgaver. Her har ledelsen hatt en betydningsfull rolle i å anerkjenne disse ekstra oppgavene, og tilføre de mening i form av at de er viktige for bedriften som helhet.
Vil påvirke effektiviteten
Mange har gjennom pandemien bedrevet ulike former for job-crafting for å få jobben gjort og hverdagen til å gå rundt. Vi erfarer at veldig mange er blitt mer bevisst hva de trenger for å gjøre en god jobb. Arbeidsro, strukturerte møter, uformelle arenaer, klare målsettinger og tillitsbasert ledelse. Denne kunnskapen er en viktig ressurs i tiden fremover. Lederes rolle vil være å tydeliggjøre rammer og mulighetsrommet for videre job-crafting med økt opplevelse av mening i jobben som effekt.
Ledelsen har også en viktig rolle i å skape en kultur hvor alles bidrag anerkjennes som like viktig for helheten. Når man opplever at jobben man gjør er nyttig for andre, for organisasjonen som helhet eller at man opplever at jobben er meningsfull i et samfunnsperspektiv vil man ha en indre motivasjon. Ved å fokusere på oppgavenes bidrag i et større perspektiv, det være seg i en produksjonskjede eller i et samfunnsperspektiv, vil påvirke effektiviteten i positiv retning.
