Bakgrunnen for at det gis en advarsel kan være mange. Poenget er at arbeidstager utviser en adferd som arbeidsgiver anser kritikkverdig og som arbeidsgiver ikke tolerer at fortsetter eller gjentas. Arbeidsgiver markerer således en grense for hva som kan aksepteres og arbeidstager blir gjort kjent med at konsekvensene av fortsatte brudd kan bli at arbeidsforholdet avsluttes. En oppsigelse vil kunne fremstå som mer rimelig dersom arbeidstager på forhånd er kjent med at dette kan bli konsekvensen.
Intrafish og Fiskeribladet sine gjesteskribenter skriver kommentarer om temaer innen arbeidsliv. Denne uken er det Rune Dyrvik som skriver. Han er advokat og fagsjef arbeidsliv i Sjømat Norge, og jobber med arbeidsrettslig rådgivning, tarifforhandlinger og HMS.
Ikke noe generelt krav
Det hender jeg hører at enkelte har en oppfatning om at det må gis minst tre advarsler før arbeidsgiver kan gå til oppsigelse. Dette er ikke riktig. Det kreves ikke noe bestemt antall advarsler. Det avgjørende er hvor alvorlig det enkelte forhold er. Man kan godt gi oppsigelse eller avskjed uten at det er gitt noe advarsel på forhånd, dersom det aktuelle forholdet er tilstrekkelig alvorlig.
Men der arbeidstager over tid har en adferd som arbeidsgiver ikke tolererer, bør det generelt reageres med en advarsel før man går til oppsigelse. Hvis arbeidstager for eksempel over tid har dårlige arbeidsprestasjoner eller kommer stadig for sent, vil det være lite naturlig å gi en oppsigelse direkte, uten at dette først er markert med en advarsel.
Utforming og alternativer
Det er ikke noe formkrav til en advarsel på samme måte som for en oppsigelse eller avskjed. Den må imidlertid utformes på en slik måte at det klart fremgår hva som ligger til grunn for advarselen. Dessuten må det fremgå at tilsvarende forhold vil kunne medføre opphør av arbeidsforholdet. En advarsel gis normalt skriftlig, men den kan i prinsippet også gis muntlig.
Personlig er jeg ikke så glad i begrepet muntlig advarsel. Dette fordi en advarsel er en så alvorlig reaksjon at den derfor bør gis skriftlig. Hvis den gis muntlig, vil det lett bli bevistvil med tanke på hva som ble sagt. Bevistvilen vil da gjerne gå ut over arbeidsgiver, som er den som hadde mulighet til å sikre bevis. En muntlig advarsel bør i så fall bekreftes skriftlig etterpå.
Det anbefales at virksomhetene er selektive med hva de gir advarsel for, slik at dette ikke gis for mer bagatellmessige forhold. Det er også viktig at man ikke gir en person advarsel for tilsvarende episoder som andre arbeidstagere slipper unna med uten reaksjon.
Et alternativ til å gi en advarsel kan være å kalle vedkommende inn til en samtale og så ta opp de forholdene man er kritiske til, og deretter skrive et referat fra samtalen. Dermed har man dokumentasjon for at det aktuelle forholdet er tatt opp med arbeidstager og at vedkommende har fått en oppfordring om å forbedre seg, uten at det er gitt en formell advarsel.
Advarsel anses som en endelig reaksjon
Et spørsmål er hvor lenge en advarsel har betydning. Her er det ikke noen klar grense, men det vil naturligvis være slik at en advarsel med tiden mister sin betydning. Dersom en arbeidstager kort tid etter en advarsel gjør noe tilsvarende, så vil det være mer alvorlig enn om dette skjer etter flere år. Noen tidsgrense kan ikke her settes opp, men betydningen svekkes altså gradvis. Den enkelte virksomhet kan imidlertid ha en policy for dette og eventuelt sette en grense selv, for eksempel i form av at advarsler slettes fra personalmappen etter ett visst antall år.
Et annet moment er om det forhold som utløser oppsigelsen har saklig sammenheng med tidligere advarsler. Når man gir en advarsel så tar man gjerne for seg en konkret handling eller adferd og advarer arbeidstager om at dersom vedkommende gjentar dette, så vil det kunne medføre at arbeidsforholdet opphører. Da vil det kunne ha betydning om vedkommende da gjør nettopp det vedkommende tidligere ble advart mot, eller et brudd av en helt annen karakter. Det vil generelt være mer alvorlig om vedkommende gjør tilsvarende ting som vedkommende er advart mot. Da er vedkommende allerede kjent med at nettopp denne type brudd vil kunne lede til oppsigelse.
Hvis en arbeidstager for eksempel har fått advarsel for manglende bruk av verneutstyr kan det være mer alvorlig om vedkommende gjør dette på ny, sett opp mot om vedkommende for eksempel kommer for sent. Men naturligvis kan summen av ulike forhold også medføre opphør av arbeidsforholdet.
Dersom det gis en advarsel, så må dette anses som en endelig reaksjon på forholdet, slik at man ikke senere kan endre dette til en oppsigelse. Hvis vi tenker oss at en personalsjef gir en advarsel for et bestemt forhold. Senere blir daglig leder kjent med saken og mener at det skulle kvalifisert for oppsigelse. Da vil nok virksomheten være avskåret fra å gi oppsigelse, i og med at det ble reagert med advarsel. Dette stiller seg annerledes hvis det senere har kommet frem nye opplysninger eller har inntrådt nye forhold.
Uenighet om grunnlaget for advarsel
Enkelte ganger hører jeg at arbeidstager nekter å skrive under på en advarsel. Her synes misforståelsen å være at arbeidstager oppfatter at han ved å skrive under på advarselen dermed sier seg enig i at advarselen er berettiget. Her er det imidlertid ingen grunn for å nekte å signere. Det arbeidstager signerer på er for å bekrefte at advarselen er overlevert. Dersom man har en tekst hvor det står «bekreftet mottatt» før arbeidstagers signatur, fremstår dette som åpenbart og arbeidstager vil ikke ha noen grunn til å nekte signatur. Dersom arbeidstager er uenig i grunnlaget for advarselen, kan vedkommende eventuelt skrive et notat til bedriften, som da lagres sammen med advarselen.
Hvis advarselen senere blir en del av et oppsigelsesgrunnlag og saken brakt inn for rettsapparatet, vil domstolen kunne etterprøve berettigelsen av advarselen.
