Gjesteskribent arbeidsliv: Kristin Dille

Hver uke skriver en av IntraFish sine seks gjesteskribenter en kommentar om temaer innen arbeidsliv. Denne uken er det Kristin Dille som skriver. Hun er organisasjonspsykolog i Avonova, og jobber blant annet med leder-, team- og medarbeiderskapsutvikling, samt arbeidsmiljøkartlegging og konflikthåndtering.

I rollen som organisasjonspsykologer har vi har fulgt en gruppe med mål å skape bedre samhandling og effektivitet. Det var lite aktivitet i fellesmøter og vanskelig å få noen til å gå foran til å gjøre ting på nye måter.

I starten observerte vi lite anerkjennende kommunikasjon mellom gruppemedlemmene. Innlegg kunne bli møtt med himling med øynene, noen som hvisket til hverandre, fnising, blikket på mobilen eller innlegget ble forbigått i stillhet. Vi var også vitne til en episode hvor en person ble skjelt ut av andre i plenum på grunn av en feil hen hadde gjort.

Gruppas deltagere så ut til å løse arbeidsoppgavene uten å involvere andre, med manglende koordinering og dårlig fremdrift som resultat. Det virket å være lav grad av psykologisk trygghet i gruppa som mulig forklaring på at de valgte å sitte stille i frykt for ubehagelige reaksjoner.

Tilhørighet er et grunnleggende behov

Grupper som har høye krav til leveranser, men også høy grad av psykologisk trygghet oppnår ofte gode resultater. Medlemmene er engasjerte og opplever sitt bidrag som viktig for gruppens måloppnåelse. Psykologisk trygghet handler om opplevelsen av at det er trygt å by på seg selv uten frykt for avvisning.

Tilhørighet er et grunnleggende behov og hjernen vår er programmert for å skanne omgivelsene etter tegn på avvisning fra flokken. De signalene hjernen sanser og som kan gi oss fryktreaksjoner er ofte små tegn på avvisning som at noen himler med øynene, ser en annen vei, eller ser i dataskjermen når du sier noe viktig.

Mer tydelige tegn er når du opplever ikke å bli tatt med på råd eller at feil du har gjort holdes mot deg senere. Erfarer vi derimot at det er aksept for å vise sårbarhet eller uenighet, vil tryggheten dette utløser gjøre at vi tar mer aktivt ansvar i de gruppene vi tilhører.

Det er spesielt viktig nå

Mange virksomheter ser verdien av å jobbe med den psykologiske tryggheten. De søker å skape en lærende organisasjon gjennom å etterspørre feedback, gode ideer, få synliggjort avvik og feil, for å bruke disse til læring.

Alle gode intensjoner til tross – hvis noen opplever å bli møtt på en måte som skaper ubehag, vil det kunne hindre ønsket åpenhet. Den enkelte leders og medarbeiders bevissthet rundt egen væremåte i samhandling i gruppa er kritisk for den psykologiske tryggheten. Det er spesielt viktig nå å styrke den psykologiske tryggheten etter en lang periode med avstand. Der det tidligere var mange uformelle møtepunkter som ga opplevelsen av tilhørighet og tydeliggjorde lagånden, er det nå færre slike muligheter i etterkant av møter med høy temperatur.

Med færre fysiske møtepunkter vil krav til utøvelsen av det nye medarbeiderskapet bli sentralt for å opprettholde relasjoner og trygghet innad i gruppene.

Nye krav til rollen som medarbeider

Mye tyder på at mange velger færre oppmøter på jobb i tiden fremover. Når arbeidshverdagen med nye digitale muligheter nå skal formes, må grupper igjen få tydeliggjort sine mål, få satt sin standard for hvordan gruppen skal samarbeide og hva som skal kjennetegne lagånden.

Arbeidsoppgavene er for de fleste omtrent de samme som før pandemien, men både ledere og medarbeideres forventninger til samspill på arbeidsplassen og hvordan oppgavene skal løses kan ha blitt betydelig endret.

Den nye tiden stiller nye krav til rollen som medarbeider. Den enkelte medarbeider må være bevisst sin adferd inn i samarbeidet, men at hen også stiller sin tid og oppmerksomhet til rådighet når kollegene trenger uformelle møtepunkter for å styrke lagånden og tryggheten i gruppen. Det krever også åpenhet for hva de andre trenger for å være en aktiv bidragsyter og at man ser sin rolle som viktig for gruppens og organisasjonens måloppnåelse. Det nye medarbeiderskapet må finne sin form samtidig som arbeidsoppgavene skal håndteres.

I det nye arbeidslivet vil medarbeidere i større grad enn tidligere måtte handle på gruppas vegne uten å ha gruppa i ryggen fysisk. Det å bli enige om hvordan vi skal støtte hverandre i de få møtepunktene vi har er vesentlig for tryggheten i gruppa. Med mer alenearbeid, er det også lettere at læringspunkter ikke blir tatt opp til diskusjon.

Alle skulle ha på kamera

Tilbake til gruppen vi jobber med. Nå på høsten var tiden inne for å sette ny standard for gruppens arbeid og definere prinsipper for det nye medarbeiderskapet. Den enkeltes bidrag var kritisk for gruppas trygghet, og det måtte etableres åpenhet om hva som hemmer og fremmer trygghet. Medarbeiderundersøkelsen viste at mange hadde tanker om forbedringer, men ingen forslag kom på bordet når gruppen var samlet.

Vi startet med å spørre i gruppen om noen hadde unnlatt å rekke opp hånden for å stille et oppklarende spørsmål eller unngått å komme med en idé i frykt for hva de andre måtte tenke. Alle rakk opp hånden. Vi snakket så om hva frykt gjør med oss, og om eksempler på adferd som kan gjøre at folk velger å la være å legge ting frem. De delte hendelser hvor de hadde stått fast og valgt å holde det for seg selv. Deretter fulgte samtaler om gruppas formål og hvilke normer eller regler som ville bidra til økt trygghet. Diskusjonen ledet ut i konkretisering av medarbeiderskapets rolle for å bidra til trygghet i gruppen.

Et av tiltakene var at alle skulle ha på kamera i digitale møter, og at man skulle gi tydelig anerkjennelse til den enkeltes bidrag. Arbeidet har gitt resultater i form av økt aktivitet i møtene, mindre uro for andres reaksjoner selv om den psykologiske tryggheten kan styrkes ytterligere.

Den psykologiske tryggheten er ferskvare og må behandles deretter. Det kan oppleves unødvendig å bruke tid på å snakke om samhandlingen i gruppa, men både forskning og klinisk erfaring viser at et slikt fokus både forebygger samarbeidsproblemer og øker gruppas evne til å levere i møtet med krevende utfordringer.