Intrafish og Fiskeribladet sine gjesteskribenter skriver om temaer innen arbeidsliv. Denne uken er det Kathleen Offman Mathisen som skriver. Hun er HR-sjef i Grieg Seafood ASA, der hun også har det globale ansvaret for HMS og internkommunikasjon.
Dersom vi tror at vi leder ved at vi har sendt en epost eller formidlet en beskjed så tar vi skrekkelig feil. Kanskje det også er derfor vi tilsynelatende blir så overrasket over at noe ikke er blitt gjort, forstått eller gjennomført. Å gjemme seg bak tastaturet i et moderne arbeidsliv er en like feilslått strategi som å tro at ansatte blir motivert av å bli dirigert fra oppgave til oppgave.
Jeg tenker ofte at det å ha ulike preferanser og tilnærminger til jobben vi gjør er noe av det viktigste på en arbeidsplass. Det skal være rom for ulikheter i form av tenkning, utførelse og løsninger. I et mangfoldsperspektiv vil ikke oppleve at «one size fits all». Det betyr at «noen» kan ledes ved at du sender meldinger via epost, men at de aller fleste av oss trenger en leder som er påkoblet hverdagen, er tilgjengelig og har lært seg betydningen av god kommunikasjon. Mange konfliktfylte situasjoner, mye frustrasjon og misforståelse kunne vært unngått dersom man bare hadde kommunisert godt nok i forkant eller etterkant av å ha sendt en epost.
Det er flere grunner til at den mellommenneskelig kommunikasjon er en viktig del av det å være en effektiv som leder og medarbeider blant annet at:
• Det påvirker andres meninger, holdninger, motivasjon og atferd.
• Det uttrykker våre følelser, emosjoner og intensjoner til andre.
• Det er redskapet for å gi, motta og utveksle informasjon om hendelser eller problemer som
bekymrer oss.
I tillegg så forsterker denne type kommunikasjon den formelle strukturen i organisasjonen ved å bruke de godkjente og formelle kanalene for kommunikasjon.
Raushet og modenhet
Det første jeg lærte da jeg jobbet som crewingansvarlig var å svare i tide, være profesjonell selv om du blir provosert og still spørsmål tilbake dersom noe er uklart. Det verste jeg kunne gjøre var å tro, anta eller tolke motpartene uten å vite at det faktisk var ment slik. E-poster forteller mer en du tror om deg selv, hvordan du starter en dialog, hvordan du tiltaler den du skriver til og måten du formulerer deg på. Dine personlige verdier gjenspeiles i måten du tilnærmer deg andre på i form av om du er vennlig, forståelsesfull eller ute etter å posisjonere deg.
Et typisk eksempel er at du ønsker å poengtere at du har rett ovenfor en motpart og kopierer kolleger og nærmeste ledere på en epost. Kanskje du ikke tenker så mye over det, men allerede ved en slik tilnærming så viser du sider av deg selv som kan være vanskelig å rette opp i ettertid. Hva om motparten sitter med fakta om at du likevel tok feil og du sitter igjen som taperen ovenfor alle som var kopiert på eposten? En annen vinkling kan være at motparten ikke lar seg provosere, lar deg være vinneren i dialogen, men i det stille og i ettertid forteller deg at du tok feil og hvorfor. Hva ville du gjort da? Mitt poeng er at ingenting trumfer å ta opp den telefonen eller å gå innom det kontoret når noe tilspisser seg, det sparer begge parter for unødvendige negative eksponeringer. Og ikke minst så viser det raushet og modenhet.
Oppfattet det motsatte
For en del år tilbake sendte jeg en epost til noen tidligere kolleger i US, Canada og UK. Bakgrunnen var en lengre korrespondanse mellom de tre om hvem som skulle gjøre hva og i hvilken rekkefølge. Jeg brøt inn og sa at det var det samme for meg så lenge jeg fikk «en» rapport tilbake og ikke tre. Jeg skrev en epost om at de tre kunne velge selv hvordan dette skulle gjøres. Det ble gjort i god tro og jeg var sikker på at jeg fremsto som grei, fleksibel og ga de frihet til å bestemme selv. Mine kolleger opplevde det motsatte og trodde at jeg var sur og lei og ville ha slutt på diskusjonen. Det ble tolket som «Oh no, now we have really pissed off corporate». Da jeg ble gjort oppmerksom på dette – tok jeg en rask telefon for å dele hvordan vi i Norge jobber og at vi praktiserer frihet under ansvar og ikke normalt går inn og instruerer ansatte. Læringen ble at uansett hvordan du selv tror tonen er i eposten din må du vurdere om motparten kan tolke den til det stikk motsatte. Det hjelper fint lite å si at det var ikke det jeg mente, når motparten opplever det annerledes. Vi har alle et ansvar for å kommunisere på en respektfull måte og justere budskapet når det er nødvendig.
Koding og dekoding
To viktige aspekter ved kommunikasjon er koding og dekoding. Koding kan forklares som prosessen der for eksempel senderen av en epost kommuniserer eller oversetter systematisk ideene/budskapet som ønskes formidlet til et «språk». Valg av ord er basert på erfaringene avsenderen har med temaet/emnet eller utfordringen. Viktigheten av meldingen og den emosjonelle tilstanden til avsenderen på tidspunktet meldingen sendes er avgjørende for formuleringen av budskapet.
Dekoding er prosessen der mottakeren av meldingen tolker den. Mottakeren forsøker å tolke meldingen, tillegge den mening i et forsøke på å avdekke dens underliggende hensikt. Dekoding er også påvirket av mottakerens tidligere erfaringer og referanseramme på tidspunktet for mottak av meldingen. Hadde jeg tenkt over koding og dekoding i eksempelet ovenfor hadde jeg mest sannsynligvis unngått misforståelsen som oppsto. Så enkelt og så rask kan du komme tilbake på rett spor.
Under covid, ble vi på godt og vondt vant til å lede mye via andre kanaler, både video, telefon og e-poster ble flittigere brukt en før pandemien. Veldig mange ledere og ansatte er blitt veldig oppmerksomme på at å lede i 2023 ikke er det samme som før. Det er likevel en god del av oss som ikke har forstått at sender du en beskjed via epost, så er det obligatorisk å følge opp i ettertid. Det er ikke noe man kan eller skal velge bort. Ansvaret ditt frafaller ikke i det du trykker på «send» knappen, den fortsetter til oppgaven er gjennomført og levert. For å lykkes med dette er det viktig å ha noen klare retningslinjer på hvordan e-poster skal brukes i de enkelte selskap og ikke minst hvilken kultur man har opparbeidet. Her spiller de uskrevne normene en vesentlig stor rolle, det som ikke blir snakket om eller kommunisert, men forventet at man skal forholde seg til.
I enhver organisasjon vil en mottaker av et budskap enten det er muntlig eller via epost bedømme verdien, makten, hensikten og resultatet av meldingene de mottar ut fra hvem som sender meldingen (kilden til disse meldingene) like mye som innholdet og intensjonen i selve meldingene. Dersom budskapet som sendes skal ha den virkningen man håper på, må de komme fra en kilde mottakeren kjenner, respekterer og forstår. Det betyr igjen at relasjoner er viktige og at man må gjøre seg fortjent til respekt – den kommer ikke av seg selv.
