Mange bedrifter gjennomfører sluttsamtaler eller exit-intervjuer for å få innsikt i hvorfor ansatte slutter, og hva de kan gjøre annerledes for å bli et sted folk trives og blir værende. Sluttsamtaler i seg selv er et ganske interessant fenomen i den grad at man tror og håper på ærlige tilbakemeldinger når noen slutter. Spørsmålet er om denne type samtaler egentlig er så verdifulle som vi skal ha det til og fører de virkelig til konkrete endringer i bedriftene?

Gjesteskribent arbeidsliv: Kathleen Offman Mathisen

Intrafish og Fiskeribladet sine gjesteskribenter skriver om temaer innen arbeidsliv. Denne uken er det Kathleen Offman Mathisen som skriver. Hun er HR-sjef i Grieg Seafood ASA, der hun også har det globale ansvaret for HMS og internkommunikasjon.

Jeg tenker at ærlige tilbakemeldinger er gull verdt fordi det gir innsikt for forbedringer. Videre tenker jeg at det aller beste er at den innsikten kommer frem, mens den ansatte faktisk jobber i bedriften. Bedrifter som virkelig ønsker å høre hvilke innspill de ansatte har vil be om det mens du fortsatt jobber der, ikke når de går ut døren. Respekten og viktigheten av de ansattes meninger vil være en del av kulturen de opererer under. Man bør ha prosesser/verktøy som gjør at man får tatt temperaturen på organisasjonen jevnlig og gjerne anonymt.

De fleste norske bedrifter er godt kjent med ulike undersøkelser som tester ut trivsel, ledelse og kultur. Noen gjør det årlig, noen hvert halvår, mens andre velger en hyppigere frekvens. Det viktigste er at man gjør det som er best for bedriften. Tilbakemeldingene må evalueres, håndteres og kommuniseres tilbake til organisasjonen. Grunnen til at jeg til stadighet nevner kommunikasjon, er fordi det er selve nøkkelen til en velfungerende bedrift. En sluttsamtale handler nettopp om det å kommunisere og i hvilken grad det legges til rette for reell åpenhet.

Kan føre til endringer

Vellykkede sluttsamtaler viser til forbedringsområder og kan påvirke til organisatoriske endringer. De kan også medføre til endringer på hvordan man bygger omdømme, rekrutterer og utvikler medarbeidere. Målet er å oppmuntre de som er på vei ut til å åpne opp om sine erfaringer, både positive og negative. Ved å få frem ærlige og detaljerte svar, får vi uvurderlige data vi kan bruke til å forme bedriftens fremtid. En samtale blir kun vellykket dersom man tør å stille de kritiske spørsmålene og ikke minst evner å håndter svarene.

Jeg kan ikke selv huske å ha hatt en sluttsamtale hos tidligere arbeidsgivere, men som HR direktør har jeg hatt utallige sluttsamtaler opp gjennom årene. Noe som har gitt meg en viss innsikt i hva som deles og hva som ikke deles i samtalen. Noen ganger har jeg opplevd at ansatte i ettertid har kommet tilbake og fortalt hvordan de egentlig hadde det på godt og vondt. Å si noe positivt er aldri vanskelig, det er de tingene som oppleves vanskelig som oftest ikke kommer frem. Og ikke overraskende er det de tilbakemeldingene som ikke kommer frem man helst skulle hatt.

Så hvordan skaper vi rom for åpenhet og takhøyde? Sluttintervjuer bør tas av noen fra en annen avdeling enn den som den som slutter jobber i. Oftest faller den oppgaven på HR avdelingen. De som intervjuer må tørre å stille de rette kritiske spørsmålene, være gode til å lytte og ha tillit fra den som intervjues. Jeg tror personlig at tillit er avgjørende for hvilke svar man får. Selv om det kan være mange spørsmål man ønsker å få svar på når noen slutter, så tenker jeg at det viktigste er at de er relevante for bedriften vi jobber i.

Dette bør sluttsamtalen inneholde

Jeg har samlet noen av de jeg mener er de viktigste og som enhver sluttsamtale bør inneholde:

  • Hva fikk deg til å forlate selskapet?

Dette grunnleggende spørsmålet setter tonen for resten av exit-intervjuet. Å forstå årsakene til en ansattes oppsigelse gir viktig kontekst for informasjonen som kommer frem under samtalen.

  • Følte du at du fikk støtte i rollen din, og hvis ikke, hva var mangelfullt?

Støtte er grunnlaget for ethvert vellykket arbeidsforhold. De som intervjuer kan oppdage mulige mangler i støttesystemer, for eksempel opplæring, ressurser eller ledelsesretning, ved å stille dette spørsmålet.

  • Var det muligheter for faglig utvikling og fremgang mens du jobbet her?

Ansatte verdsetter muligheter for forfremmelse og utvikling. Dette spørsmålet er med på å avgjøre om organisasjonen tilbyr gode nok muligheter for kompetanse og karriereutvikling.

  • Følte du at bidragene dine ble anerkjent og verdsatt?

Å føle seg anerkjent og verdsatt er avgjørende for den enkeltes trivsel og moral. Dette spørsmålet går dypere inn på om den ansatte opplevde anerkjennelse for innsatsen sin og hvis ikke, understreker det behovet for initiativer til anerkjennelse.

  • Hvilke endringer eller forbedringer vil du anbefale for å forbedre arbeidsmiljøet?

Ingen er bedre til å komme med forslag til forbedringer enn en ansatt som slutter. Å oppmuntre de til å dele tankene sine tilfører de nye perspektiver på hvordan man kan gjøre det eksisterende arbeidsmiljøet til et bedre sted å jobbe.

  • Har vi gjort noe som fornærmet deg eller fikk deg til å føle deg ukomfortabel, selv om vi ikke var klar over det?

Hvis personen svarer «Ja», spør hva og når dette skjedde. Det den tidligere ansatte sier kan ved hell løses bak lukkede dører i stedet for i et kommentarfelt på LinkedIn.

Som jeg var inne på tidligere så stilles det spørsmål ved hvor ærlige svar, man egentlig får under sluttsamtalen. Dette gjelder også gjennom anonyme undersøkelser som enkelte bruker. Noe av forskningen fra utlandet sier at de fleste lyver under et sluttintervju. Det kan være på grunn av maktforholdet mellom den som intervjuer og den som blir intervjuet. Det kan sågar skyldes at man er usikker på hvordan informasjonen brukes videre og hvem som eventuelt får den.

Jeg er dog mest begeistret for de som tør å være ærlige, samtidig som jeg forstår veldig godt de som opplever at de ikke kan det. Min erfaring så langt er at de aller fleste sier positive ting når de slutter. Det er nesten som en innøvd frase – en skilsmisse der man ikke vil såre den andre parten, så i stedet for å si det som der, blir ting pakket godt inn. Grunnen til at jeg sier det er at jeg i noen tilfeller vet at forklaringen man oppgir ikke alltid er den reelle grunnen til at noen slutter. Det er nesten som «elefanten i rommet», alle vet at den er der, men ingen tør å si noe om det. Du kan jo ta en test på deg selv; hvor ærlig har du vært om grunnen til at du har sluttet et sted og dersom du ikke var det, hva var årsaken til at du valgte å tie om det?

Til slutt vil jeg nevne at en sluttsamtale er frivillig og at det er de ukomfortable diskusjonene som fører til vekst og at den veksten fører til fremgang både for bedriften og den ansatte.