Det synes å være en generell tendens at regelverket som en virksomhet må navigere i blir stadig mer komplekst. Dette gjelder også de som jobber i HR-avdelingen. Et eksempel er de krysningspunktene som ligger mellom arbeidsmiljøloven og aksjeloven. Og dette samvirket mellom de ulike regelsettene blir ytterligere aktualisert i kraft av de nye reglene om utvidede arbeidsgiverplikter i konsern som trådte i kraft 1. januar 2024. Det er viktig å ha på plass praktiske og håndterbare interne rutiner i konsern for å sikre smidig og god oppfølgning.
Flyt av bemanning på tvers av konsernselskap
I forbindelse med den daglige driften av de ulike selskapene i et konsern oppstår det ikke helt sjelden et behov for å sikre god flyt mellom de ulike selskapene. Den praktiske organiseringen av personell på tvers av konsernselskapene kan for eksempel gjennomføres som innleie/utleie mellom selskapene etter reglene i arbeidsmiljøloven, eventuelt som en levering av tjenester hvis vilkårene for dette er oppfylt. I alle tilfeller må slike «salg» mellom konsernselskapene skje på markedsmessige betingelser og slik at det legges inn et fortjenesteelement på toppen av de kostnadene som påløper. I alle tilfeller må det sjekkes ut om reglene i aksjeloven § 3–8 (avtaler med aksjeeiere mv.) kan være aktuelle.
Daglig leder – styrebehandling mv.
Når daglig leder skal ansettes, er det ikke bare problemstillingene i arbeidsmiljøloven som må vurderes. Det ligger særskilte krav i aksjeloven som må følges. Blant annet må det gjennomføres styremøte, hvor et samlet styre også skal godkjenne ansettelsen. Også lønn og annen godtgjørelse til daglig leder skal styrebehandles.
Ansatterepresentasjon i styret
Arbeidsmiljøloven og tariffavtaler har mange bestemmelser om forholdet mellom selskapet og de tillitsvalgte. Men også aksjeloven har relevante og viktige regler knyttet til de ansattes representasjon. Dersom kravene er oppfylt, kan de ansatte kreve styrerepresentasjon i selskapet. Her er en overordnet oversikt over når de ansatte kan kreve – eller har krav på – styrerepresentasjon etter aksjeloven:
Antall ansatte | Krav på styrerepresentasjon? | Antall styremedlemmer | |
1 | 0–30 ansatte | Nei | 0 |
2 | 31 – 50 ansatte | Ja, forutsatt at det kreves av de ansatte | 1 styremedlem 1 observatør Varamedlemmer i tillegg |
3 | 51–200 ansatte | Ja, forutsatt at det kreves av de ansatte | 2 (minst) – inntil en tredjedel av styrets medlemmer Varamedlemmer i tillegg |
4 | 201 eller flere ansatte | Ja | 3 (eller flere). Valgmuligheter Varamedlemmer i tillegg Krav på 1 styremedlem med varamedlem eller 2 observatører med varamedlemmer, i tillegg til den representasjon som følger av nr. 3 like ovenfor. |
Hvis vilkårene er oppfylt, er det detaljerte krav i aksjeloven og den tilhørende representasjonsforskriften som må følges.
Virksomhetsoverdragelse
Gjennomføring av salg av virksomhet kan i en del tilfeller anses som en virksomhetsoverdragelse etter reglene i arbeidsmiljøloven. Også aksjeloven har regler det må tas høyde for dersom en virksomhetsoverdragelse gjennomføres som en selskapsrettslig fisjon/fusjon. Blant annet skal de ansatte får fisjons-/fusjonsplanen til gjennomsyn og kommentarer før generalforsamlingen beslutter gjennomføring.
Hva er et konsern?
Med virkning fra 1. januar 2024 har både aksjeloven og arbeidsmiljøloven regler om konsern. Mye er likt, men det er også sentrale forskjeller. Regelen som innføres i arbeidsmiljøloven har likevel litt videre anvendelsesområde. Det avgjørende er om et selskap/foretak (mor) har «bestemmende innflytelse» over ett eller flere andre selskap (datter). Et selskap anses alltid å ha bestemmende innflytelse hvis:
- det foreligger rett til å velge et flertall av styremedlemmene i selskapet
- man representerer et flertall av aksjene i selskapet
Når det gjelder definisjonen av konsern i arbeidsmiljøloven, vil de norske konsernselskapene også omfattes av de nye reglene hvis de har felles (utenlandsk) morselskap. Men reglene i arbeidsmiljøloven gjelder uansett kun for de selskapene i konsernet som er norske, ikke det utenlandske morselskapet.
Dette betyr for eksempel at hvis to norske selskap har en felles utenlandsk eier med bestemmende innflytelse i begge selskapene, vil selskapene være underlagt de nye konsernreglene i arbeidsmiljøloven.
De nye konsernreglene i arbeidsmiljøloven – praktisk håndtering
Tidligere har jeg skrevet litt generelt om de nye konsernreglene som innføres fra 1. januar 2024. Kort oppsummert kommer det nye regler om følgende:
- Ved nedbemanning: Plikt for arbeidsgiverselskapet til å undersøke (og tilby) såkalt «annet passende arbeid» også i øvrige konsernselskap (per i dag gjelder dette kun innad i den juridiske enheten hvor arbeidstakeren er ansatt).
- Etter nedbemanning: Fortrinnsrett for oppsagte arbeidstakere ved nyansettelser utvides til å gjelde i øvrige konsernselskap (per i dag gjelder dette kun innad i den juridiske enheten hvor arbeidstakeren er ansatt).
- Det skal etableres «rammer for samarbeid, informasjon og drøfting» mellom konsernet og arbeidstakerne.
Men hva kan – og bør – de ulike selskapene/konsernene gjøre rent praktisk? For det første bør det etableres rutiner som er tilpasset det spesifikke konsernet. Generelle rutiner uten tilpasning til driften og allerede eksisterende rutiner vil sannsynligvis føles tungvint.
I tillegg må det opprettes et samarbeidsorgan for konsernet. Dette skal etter loven skje i samråd med et flertall av de ansatte eller tillitsvalgte som representerer et flertall av de ansatte. Loven har ikke spesifikke krav til hvordan opprettelsen av samarbeidsorganet skal skje, og det bør gjøres en individuell tilpasning for å sikre at prosessen ikke blir for omfattende og uhåndterlig for de involverte selskapene.
Det bør til enhver tid foreligge en tilgjengelig oversikt over hvilke selskap som inngår i konsernet. Oversikten må for eksempel oppdateres når det gjennomføres oppkjøp og salg av selskap i konsernet.
Selskapene i konsernet bør også for eksempel ha tilgang til relevante dokumentmaler som sikrer at konsernets ønskede innretning på dokumentasjonen ivaretas.
Antakeligvis bør mange selskap/konsern se på digitale løsninger for å sikre en mest mulig smidig håndtering av de nye pliktene. Det er stort spillerom for å sikre at håndteringen av reglene blir gjennomført i tråd med formålet.
